La préparation d’un oral administratif est souvent synonyme de pression et de multitâche. Entre les révisions, les simulations d’oral et la gestion du stress, il est facile de se sentir débordé. Heureusement, la matrice d’Eisenhower est un outil efficace pour organiser tes priorités et optimiser ton temps. Découvre dans cet article comment la mettre en œuvre pour aborder ton oral avec confiance.

I. Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est une méthode de gestion du temps qui permet de classer les tâches selon deux critères : l’urgence et l’importance. Inventée par le général Dwight D. Eisenhower, cette technique repose sur une matrice divisée en quatre quadrants :

• Urgent et Important : à traiter immédiatement.
• Important mais non urgent : à planifier.
• Urgent mais non important : à déléguer.
• Ni urgent ni important : à éliminer.

Exemple concret dans la préparation d’un oral administratif :

• Urgent et Important : Finaliser une présentation orale à J-2. Cette tâche doit être traitée immédiatement pour éviter tout stress de dernière minute.
• Important mais non urgent : Lire un ouvrage de fond sur le thème de l’oral ou revoir des sujets clés. Planifie cette tâche dans ton calendrier pour éviter qu’elle ne devienne urgente.
• Urgent mais non important : Répondre à un message ou une sollicitation qui n’a pas d’impact direct sur ta préparation. Si possible, délègue ou reporte.
• Ni urgent ni important : Scroller sans but sur les réseaux sociaux ou regarder une série sans modération. Évite ces distractions pendant tes plages de révision.

II. Pourquoi cette méthode fonctionne-t-elle ?
La matrice d’Eisenhower repose sur un principe simple mais puissant : toutes les tâches ne se valent pas. En distinguant ce qui est réellement important de ce qui est simplement urgent, tu optimises ton temps et ton énergie. Une étude de la Harvard Business Review (2019) a montré que les personnes utilisant des méthodes de priorisation comme celle-ci augmentent leur productivité de 25 %. Cela signifie plus de tâches essentielles accomplies en moins de temps et moins de stress lié aux imprévus.

Aussi, la matrice t’aide à développer une vision à long terme. En te concentrant sur les tâches importantes mais non urgentes, tu prépares mieux ton oral et évites les situations d’urgence inutiles.

III. Astuces pour une application optimale

• Prends 10 minutes chaque soir pour organiser tes tâches du lendemain.
• Classe tes tâches dans les quatre quadrants chaque début de semaine.
• Fixe-toi des objectifs clairs et atteignables pour chaque session de préparation.
• Reste flexible et adapte-toi aux imprévus.

Si tu es team digital, il existe des outils digitaux ( avec des versions gratuites) pour appliquer la matrice d’Eisenhower . Choisis l’outil qui te correspond le mieux:

• Trello : Cet outil de gestion de projet permet de créer des tableaux visuels où tu peux organiser tes tâches selon les 4 quadrants de la matrice. Utilise des listes comme « Urgent et Important », « Important mais non urgent », etc., et déplace les cartes de tâches facilement.
• Todoist : Une application de gestion de tâches simple et efficace. Crée des catégories et attribue des priorités à chaque tâche grâce aux niveaux d’urgence.
• Evernote : Idéal pour prendre des notes et structurer tes tâches avec des tags correspondant aux 4 quadrants de la matrice.
• Notion : Une plateforme tout-en-un qui te permet de personnaliser une matrice Eisenhower sous forme de tableau interactif.
• Google Tasks : Intégré à Gmail et Google Agenda, il est parfait pour planifier rapidement tes priorités.

IV. La matrice d’Eisenhower: une clé pour ton succès
Ce n’est pas une baguette magique, mais un outil puissant pour te concentrer sur l’essentiel. En appliquant cette méthode, tu seras mieux préparée, plus sereine et donc plus performante le jour de ton oral administratif.

L’essentiel est de rester constant et discipliné dans son utilisation. Prends le temps d’analyser tes tâches chaque jour et ajuste si nécessaire. Avec de la pratique, tu verras rapidement des résultats concrets.

Et toi, es-tu prêt à structurer tes priorités pour briller le jour J ? Laisse moi un commentaire pour partager ton expérience !